Spis treści:
- Wyniki badania Grant Thornton
- Reakcja ministerstw finansów i cyfryzacji
- Czym jest Krajowy System e-Faktur
- Konsekwencje dla przedsiębiorców
- Pełna cyfryzacja obiegu faktur coraz bliżej
Wyniki badania Grant Thornton
Ankieta Grant Thornton, została przeprowadzona wśród właścicieli i członków zarządów stu dużych i średnich firm. Tylko 12 procent ankietowanych wskazało, że są w pełni gotowi na dokumentowanie sprzedaży poprzez Krajowy System e-Faktur. 45 procent przedsiębiorstw uznało, że są przygotowani „w dużym lub średnim stopniu”, natomiast pozostałe podmioty przyznały, że prace nad wdrożeniem KSeF nie są zaawansowane. 14 procent respondentów odpowiedziało „trudno powiedzieć”.
Z badania wynika, że głównym problemem są opóźnienia techniczne. 26 procent firm zgłosiło, że dostawcy oprogramowania spóźniają się z integracją systemów księgowych. Z kolei 23 procent przedsiębiorców przyznało, że trudności z dostosowaniem narzędzi informatycznych występują wewnątrz ich firm.
Więcej o sposobach dostosowania narzędzi i kontroli wewnętrznej, można przeczytać w artykule audyt wewnętrzny klucz do efektywnego zarządzania i bezpieczeństwa organizacji.
Reakcja ministerstw finansów i c,yfryzacji
„Rzeczpospolita” przypomina, że Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo Cyfryzacji mają trzy tygodnie na odpowiedź na interpelacje posłów Prawa i Sprawiedliwości, które trafiły do resortów 20 listopada. Posłowie domagają się „odsunięcia terminu startu KSeF z powodu technicznego nieprzygotowania firm do e-fakturowania”.
Resort finansów na razie nie zapowiedział zmian w harmonogramie wdrożenia systemu. Ostateczne daty wejścia w życie obowiązków są następujące:
- Od 1 lutego 2026 roku – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 roku.
- Od 1 kwietnia 2026 roku – obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym małych i średnich przedsiębiorstw oraz jednoosobowych działalności gospodarczych.
- Od 1 stycznia 2027 roku – obowiązek dla podmiotów o miesięcznej sprzedaży poniżej 10 tys. zł.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma rządowa umożliwiająca wystawianie, przesyłanie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych. System ma na celu pełną cyfryzację obiegu dokumentów księgowych i eliminację faktur papierowych. Według danych Głównego Urzędu Statystycznego KSeF obejmie 2,8 mln aktywnych firm w Polsce, w tym 2,7 mln osób prowadzących działalność gospodarczą.
Po wdrożeniu systemu przedsiębiorcy nie będą już mogli wystawiać faktur w formie papierowej ani PDF. Wszystkie dokumenty znajdą się wyłącznie w KSeF, a datą ich otrzymania będzie moment udostępnienia w systemie. Wyjątek dotyczy faktur z kas fiskalnych, biletów kolejowych oraz opłat za autostrady – te będą mogły być wystawiane tradycyjnie do końca 2026 roku.
Wdrożenie cyfrowych rozwiązań w firmach można porównać do zmian w innych sektorach technologii. Przykładem jest nowoczesna technika czyszczenia z użyciem lasera, która również wprowadziła automatyzację i uproszczenie procesów w przemyśle.
Konsekwencje dla przedsiębiorców
Od 1 lutego 2026 roku wszystkie firmy muszą być przygotowane na odbieranie faktur przez KSeF, nawet jeśli nie będą jeszcze zobowiązane do ich wystawiania. Brak odpowiednich rozwiązań informatycznych, może spowodować opóźnienia w rozliczeniach, problemy z płynnością finansową oraz ryzyko kar administracyjnych.
Dostosowanie się do nowych regulacji, wymaga współpracy z dostawcami oprogramowania, przeszkolenia pracowników i aktualizacji systemów księgowych. Jak podkreślają eksperci, proces cyfryzacji jest nieunikniony, a Polska – podobnie jak wiele krajów Unii Europejskiej – dąży do pełnej automatyzacji rozliczeń podatkowych.
W kontekście kosztów i przygotowań przedsiębiorcy coraz częściej szukają oszczędności, co można porównać z trendami opisanymi w materiale wzrost cen w Polsce – jak zaplanować oszczędności na 2025 rok.
Pełna cyfryzacja obiegu faktur coraz bliżej
Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowym narzędziem w rozliczeniach gospodarczych. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność całkowitego przejścia na elektroniczny obieg dokumentów i rezygnację z papieru. Choć wiele firm wciąż nie jest gotowych, rząd nie planuje przesunięcia terminów. Eksperci podkreślają, że czas na przygotowanie kończy się szybko, a wdrożenie systemu KSeF stanie się jednym z największych wyzwań cyfrowych w historii polskiej administracji podatkowej.
Źródło: RMF24
FAQ
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur to centralny system rządowy służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, mający na celu pełną cyfryzację procesów księgowych.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla firm?
Obowiązek korzystania z KSeF dla dużych firm wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku, dla małych i średnich przedsiębiorstw 1 kwietnia 2026 roku, a dla najmniejszych podmiotów 1 stycznia 2027 roku.
Jakie problemy mają firmy z wdrożeniem KSeF?
Z badań Grant Thornton wynika, że główne problemy to opóźnienia w pracach dostawców oprogramowania oraz trudności z integracją systemów księgowych po stronie przedsiębiorstw.
Czy KSeF zastąpi faktury papierowe i PDF?
Tak. Po wdrożeniu KSeF wszystkie faktury będą wystawiane wyłącznie w systemie elektronicznym, a dokumenty papierowe i PDF przestaną obowiązywać, z wyjątkiem kilku przypadków do końca 2026 roku.
Kto nadzoruje wdrożenie systemu KSeF?
Za wdrożenie systemu odpowiadają Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo Cyfryzacji, które współpracują z administracją skarbową i firmami technologicznymi.
Ile firm w Polsce obejmie system KSeF?
Według danych Głównego Urzędu Statystycznego system KSeF obejmie około 2,8 miliona aktywnych przedsiębiorstw w Polsce, w tym 2,7 miliona osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.